SOP का फुल फॉर्म स्टैंडर्ड ऑपरेटिंग प्रोसीजर है। इसमें उद्योग नियमों के अनुसार कार्यों को पूरा करने के लिए निर्देशों का एक विशिष्ट सेट शामिल है। यह लिखित निर्देशों का एक सेट है जो चरण-दर-चरण प्रक्रिया का वर्णन करता है जिसका नियमित गतिविधि को सही ढंग से करने के लिए पालन किया जाना चाहिए। एसओपी आवश्यक दस्तावेज हैं न कि केवल सरल प्रक्रियाओं का एक सेट। यह सुनिश्चित करने के लिए कि संगठन सुसंगत रहे और उद्योग नियमों और व्यावसायिक मानकों के अनुपालन में रहे, एसओपी का हर बार बिल्कुल उसी तरह पालन किया जाना चाहिए।
कोई भी दस्तावेज़ जिसमें “कैसे करें” टिप्पणी शामिल है, इस श्रेणी में आता है। संगठन की सफलता के लिए आवश्यक नीतियां, प्रक्रियाएं और मानक मानक संचालन प्रक्रियाओं द्वारा प्रदान किए जाते हैं। वे त्रुटियों को कम करके, दक्षता और लाभप्रदता बढ़ाकर, एक सुरक्षित कार्य वातावरण बनाकर और समस्याओं को हल करने और बाधाओं पर काबू पाने के लिए दिशानिर्देश विकसित करके कंपनी की मदद कर सकते हैं।
एक प्रभावी मानक संचालन प्रक्रिया किसी कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक चरणों को विस्तार से बताती है। मान लीजिए आप खरीदी गई वस्तु वापस लौटाना चाहते हैं और स्टोर से संपर्क करना चाहते हैं। स्टोर एसओपी में संहिताबद्ध नियमों और प्रक्रियाओं के अनुसार आइटम वापस लेगा।
एक बार लिखे जाने के बाद, एसओपी की हर छह से बारह महीने में समीक्षा और अद्यतन किया जाना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि यह संगठन के मानकों और आवश्यकताओं के लिए प्रासंगिक बना रहे; किसी भी परिवर्तन का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए।
आपको एसओपी की आवश्यकता क्यों है?
कुछ कंपनियां एसओपी रखना जरूरी नहीं समझतीं। हालाँकि, यह दस्तावेज़ महत्वपूर्ण है, सर्जरी से पहले डॉक्टरों द्वारा संहिताबद्ध ऑपरेशन प्रक्रियाओं की तरह। एसओपी की आवश्यकता के कुछ कारण यहां दिए गए हैं:
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एसओपी सुसंगत हैं और कार्यस्थल की परवाह किए बिना एक एकीकृत मंच प्रदान करते हैं।
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ये कोड संचार में भी सुधार करते हैं और HR का काम आसान बनाते हैं। नियमों का एक सेट नियमों को सरल प्रारूप में समझने में मदद करता है।
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यदि आपके पास एसओपी है तो कर्मचारी के प्रदर्शन का आकलन करना महत्वपूर्ण है। यह कार्यस्थल पर भेदभाव को रोकने में भी मदद करता है।
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एसओपी लागू होने पर कार्य तेजी से पूरे होते हैं। इससे समय और कंपनी की लागत बचती है।
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एसओपी एक बेहतर सुविधाजनक कार्य वातावरण भी बनाता है और कर्मचारियों को एक सुरक्षित वातावरण प्रदान करता है।
एसओपी कैसे लिखें?
आप सोच रहे होंगे कि अपना एसओपी कैसे बनाएं। गाइड को ब्राउज़ करें और अपनी चेकलिस्ट तैयार करें:
पहला चरण: अपने प्रबंधकों से अपने कर्मचारियों द्वारा किए गए कार्यों की एक सूची बनाने के लिए कहें।
दूसरा चरण: यह चरण अत्यंत महत्वपूर्ण है क्योंकि आपको पूरी प्रक्रिया की योजना बनाने की आवश्यकता है। आप एक टेम्पलेट बनाकर वर्कफ़्लो आरेख डिज़ाइन कर सकते हैं। आपको यह भी योजना बनाने की आवश्यकता है कि क्या एसओपी ऑनलाइन/ऑफ़लाइन उपलब्ध होगी।
तीसरा चरण: टेम्प्लेट डिज़ाइन के संबंध में कर्मचारियों से फीडबैक लेने का समय आ गया है। इसके अलावा, आपके कर्मचारियों को इसे नियमित रूप से लागू करने से पहले प्रक्रिया को समझना होगा।
चौथा चरण: फीडबैक प्राप्त करने के बाद नोट्स को अपने टेम्प्लेट में जोड़ें। प्रबंधकों से इनपुट प्राप्त करें और प्रक्रिया की गहन समीक्षा करें। यह चरण यह भी निर्धारित करता है कि आपके एसओपी को लागू करने के लिए कौन जिम्मेदार होगा।
5वां चरण: अपना एसओपी लिखें और जब चाहें इसे अपडेट करें। मानक संचालन प्रक्रिया (एसओपी संक्षिप्त नाम) एक समय लेने वाली प्रक्रिया है, लेकिन एक बार लागू होने के बाद, यह आपको कई मुद्दों से निपटने में मदद करेगी।
छठा चरण: इस चरण में आपकी टीम को एसओपी का पालन करने के लिए तैयार करना शामिल है। अपनी टीम को एसओपी में लापरवाही बरतने के लिए मजबूर करना अच्छा अभ्यास नहीं है। आप इस चरण के दौरान अपने कर्मचारियों के अनुरूप अपने एसओपी में बदलाव भी कर सकते हैं। इस तरह, आपकी नई मानक प्रक्रिया आपके कर्मचारियों को स्वीकार्य हो जाएगी।
निम्नलिखित प्रमुख प्रश्न होने चाहिए जिन्हें मानक संचालन प्रक्रिया में संबोधित किया जाना चाहिए:
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कौन कौन सी भूमिकाएँ निभाता है?
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प्रत्येक भूमिका में क्या शामिल है?
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प्रत्येक व्यक्ति की भूमिका का उद्देश्य या परिणाम क्या है?
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क्या जो कुछ भी होना चाहिए उसे विस्तार से बताया गया है?
एसओपी के फायदे
मानक संचालन प्रक्रिया के उपयोग के दो प्रमुख फायदे हैं: स्थिरता और त्रुटियों की संख्या में कमी।
एक एसओपी किसी संगठन को कर्मचारी प्रदर्शन का मूल्यांकन करने, समय और धन बचाने और एक सुरक्षित कार्यस्थल बनाने में भी सहायता कर सकता है। इसके अलावा, एसओपी पूरे संगठन में संचार को बेहतर बनाने में मदद कर सकता है। यदि कोई कार्य बदलता है, तो एसओपी को अद्यतन किया जाता है और इसका उपयोग करने वाले सभी लोगों को पुनर्वितरित किया जाता है, जिससे संगठन को प्रभावित होने वाले प्रत्येक व्यक्ति को कुशल तरीके से परिवर्तन के बारे में सूचित करने की अनुमति मिलती है।
एक विनिर्माण वातावरण इस बात का एक उदाहरण है कि एसओपी का उपयोग कैसे किया जा सकता है। एसओपी का उपयोग कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने और उत्पादों के निर्माण के लिए उपयोग की जाने वाली उत्पादन लाइन प्रक्रियाओं का विवरण देने के लिए किया जाता है। ग्राहकों को उचित बिल देने और भुगतान एकत्र करने के लिए आवश्यक प्रक्रियाओं का दस्तावेजीकरण करने के लिए एक एसओपी का उपयोग वित्त या प्रशासन में भी किया जा सकता है।
मानक संचालन प्रक्रिया का तीसरा अनुप्रयोग ग्राहक सेवा, बिक्री और विपणन में पाया जा सकता है। एसओपी का उपयोग सेवा वितरण प्रक्रिया को समझाने और प्रबंधन को ग्राहकों की शिकायतों और टिप्पणियों को संभालने और बिक्री उद्धरण तैयार करने के तरीके के बारे में निर्देश देने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग मुख्य प्रदर्शन संकेतक (KPI) रिपोर्टों को एकत्र करने, ट्रैक करने और संग्रहीत करने के साथ-साथ लगातार नए क्लाइंट ऑनबोर्डिंग अनुभव बनाने के लिए किया जा सकता है।
अंत में, एसओपी का उपयोग अक्सर कर्मचारियों की नियुक्ति और प्रशिक्षण में किया जाता है। इस मामले में, एक एसओपी यह सुनिश्चित कर सकती है कि प्रत्येक व्यक्ति का अभिविन्यास और प्रशिक्षण उनके साथियों के अनुभव के अनुरूप है। एक एसओपी प्रबंधकों को अनुशासन और सुधारात्मक कार्रवाइयों के साथ-साथ प्रदर्शन मूल्यांकन जैसी नियमित प्रक्रियाओं के माध्यम से मार्गदर्शन करता है।
एसओपी सुनिश्चित करती है कि आपकी टीम सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करती है और प्रतिभा का पूरी तरह से उपयोग किया जाता है। एसओपी को स्पष्ट, सटीक और केंद्रीय आधार से निकलने की आवश्यकता है। एक बार इसे बोर्ड भर में लागू करने के बाद, आपको कुछ ही हफ्तों में स्पष्ट परिणाम देखने को मिलेंगे और आपकी बिक्री आसमान छूने लगेगी।
